מהלך 1 – הכשרת הון אנושי במתן וקבלת משוב – מבין חברי ועדת מורים והצוות הפדגוגי, יבחרו מורים שמעוניינים להשתתף בתהליכי משוב ב"קבוצות הלמידה" שלהם. יתקיימו שני מפגשי הכשרה, שכוללים תיאוריה והתנסות בתחום מתן משוב וקבלתו.

מהלך 2 – תכנון "מפגשי עיבוד משוב" יחד עם חברי ועדת המורים והצוות הפדגוגי – כל מפגש ימשך שעה, בהשתתפות שתי "קבוצות למידה" שונות. תאריכי המפגשים יקבעו בלוח השנה.

לכל מפגש יקדים מילוי שאלון גנרי ממוקד, שבו יתבקשו התלמידים לציין דבר אחד לשימור ודבר אחד לשיפור ב"קבוצת הלמידה" בה הם משתתפים. השאלונים יאספו ויעובדו לקראת "מפגש עיבוד משוב".

כל "מפגש עיבוד משוב" יתקיים בנוכחות נציג ועדת המורים ו/או הצוות הפדגוגי, ומורים ותלמידים בעלי עניין. במפגש יוצגו הנתונים שיאספו ויתקיים עליהם שיח. בכל מחצית יתקיימו כ- 4 "מפגשי עיבוד משוב" לכל "קבוצת למידה" שתיבחר. התדירות הגבוהה תאפשר למורה לשפר ולדייק את העשייה ב"אירוע הלמידה".

מהלך 3 – הקצאת משאבי זמן ותשלום: כל מורה שקיבל הכשרה ומנחה "מפגש העיבוד משוב" יקבל שעה קבועה בתשלום. בנוסף, יינתן תגמול למורים שמשתתפים ב"מפגש עיבוד משוב" (שאר המורים והתלמידים שיש להם עניין, מגיעים באופן וולונטרי ומתוך רצון טוב).

מהלך 4 – תהליך האיתור והבחירה של 5 מורים ו- 5 "קבוצות למידה", שבאחריותם לקיים "מפגשי עיבוד משוב" לאורך הסמסטר, יפורסם בקרב הצוות, ויאותרו מורים המעוניינים להשתתף (בתהליכי Top down ו- Bottom up). קריטריונים מוצעים לבחירת המורים:

• ותיקים
• קבוצות הלמידה שבאחריותם הן בעלות מוניטין
• הם בעלי "עמוד שדרה" (חוסן) פדגוגי
• הם בעלי מוטיבציה ונכונות לצאת מאזור הנוחות

הם אינם חוששים משינוי ואף מעוניינים בו.
מומלץ שבשנה הראשונה יטלו חלק בתהליך רק מורים שמעוניינים בכך (ולא כהחלטת מנהל מלמעלה), במטרה למצב את תהליך המשוב ככלי בו כל משתתף יכול להפיק את המירב למען שיפור הלמידה בקבוצת הלמידה, ולא כאמצעי ל"טיפול" במקומות עם קושי התחלתי.

מהלך 5 – תהליכי משוב על "מפגשי העיבוד משוב" – חברי צוות "מפגשי עיבוד משוב" ישפרו את המפגשים שבהובלתם, בהתאם למשובים שיקבלו מהמורים תוך כדי התהליך. בתום שבועיים מ"מפגש עיבוד משוב", יציג המורה שהוביל את המפגש לחברי צוות "מפגשי עיבוד משוב" את העדכון/השינויים שבכוונתו לבצע, בהתאם למסקנות "מפגש עיבוד משוב". הצוות ימשב את השינוי, ותיתגבש תכנית הפעולה לעדכון הסילבוס (לפי הימ"ה), וכך, בסדירות של 3-4 פעמים בשנה, נוכל לראות תהליכי שיפור.

מהלך 6 – ישיבת צוות כללית לקראת סוף הסמסטר: המורים שהשתתפו בפיילוט "מפגשי עיבוד משוב", יתארו את התהליך ואת הערך המוסף שלו עבורם מבחינה אישית ומקצועית ואת ההשפעה של המפגשים על האווירה בקבוצת הלמידה.

מהלך זה יאפשר פרסום והדהוד בצוות, ועשוי לייצר אפקט של "הילת יוקרה" למורים ולקבוצות הלמידה שבהובלתם, ובכך להעלות את המוטיבציה של מורים נוספים לקחת חלק בתהליך ולהשתפר במשוב, עד הפיכתו לדפוס ארגוני.

מהלך 7 – משוב וביקורת רחבה על התהליך (משוב על המשוב) – יתקיים אחת לשנה ויבחן תדירות, קבוצות ותכנים, תוך דיוק הבחירה ובחינת האפקט שנוצר על קהילת ביה"ס.